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Ontario College of Teacher

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Code volontaire


Introduction

L'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le cadre de son mandat conféré par la loi de réglementer la profession enseignante. Étant donné que ces activités de réglementation ne sont pas de nature «commerciale», elles ne sont pas assujetties aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ). Toutefois, en reconnaissance des importants principes qui sous-tendent la LPRPDÉ , l'Ordre a choisi de bon gré d'élaborer une politique de confidentialité qui cadre avec son rôle unique d'organisme de réglementation.

Préambule

La profession enseignante de l'Ontario est régie par l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario (l'«Ordre»), organisme d'autoréglementation établi en vertu de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario (la «Loi»). Les pouvoirs et responsabilités de l'Ordre sont énoncés dans la Loi et son règlement d'application, ainsi que dans les règlements administratifs de l'Ordre.

Les activités de l'Ordre sont soumises à de nombreux mécanismes de surveillance indépendants. Le ministre de l'Éducation provincial met la Loi en application. L'Ordre est tenu de présenter un rapport chaque année au ministre (article 11). Le ministre a aussi l'autorité de passer en revue les activités du conseil de l'Ordre, de l'obliger à produire des rapports, à modifier, abroger ou prendre un règlement et à prendre des mesures qu'il juge nécessaires pour réaliser les objets de la Loi (article 12).

L'Ordre vise les objets suivants, qui sont énoncés dans le paragraphe 3 (1) de la Loi :

  1. Réglementer la profession d'enseignant et régir l’activité de ses membres.
  2. Élaborer, établir et maintenir des normes d'admissibilité à l'Ordre.
  3. Agréer les programmes de formation professionnelle des enseignants offerts par les établissements d'enseignement postsecondaire.
  4. Agréer les programmes de formation continue offerts aux enseignants par les établissements d'enseignement postsecondaire et d'autres organismes.
  5. Délivrer, renouveler, modifier, suspendre, annuler, révoquer et remettre en vigueur des certificats de qualification et d’inscription.
  6. Établir et faire respecter les normes professionnelles et les normes de déontologie applicables aux membres.
  7. Recevoir les plaintes déposées contre ses membres, faire enquête sur ces plaintes et traiter des questions de discipline et d'aptitude professionnelle.
  8. Élaborer, offrir et agréer des programmes de formation menant à l'obtention de certificats de qualification additionnels au certificat nécessaire pour adhérer à l'Ordre, notamment des certificats de qualification à titre d'agent de supervision, et délivrer, renouveler, modifier, suspendre, annuler, révoquer et remettre en vigueur ces certificats additionnels. 
  9. Communiquer avec le public au nom des membres.
  10. S'acquitter des autres fonctions que prescrivent les règlements

Dans la poursuite de chacun de ces objets, l'Ordre est tenu, en vertu de la Loi, de servir et de protéger l'intérêt du public (article 3 (2) de la Loi).

Au moment de s'acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi, l'Ordre peut être appelé à recueillir, utiliser et divulguer des «renseignements personnels» au sens où l'entend la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ). Ces renseignements peuvent porter sur les postulants, les membres, ceux qui déposent une plainte au sujet d'un membre et ceux qui participent à la mise en application de la Loi. L'Ordre doit être en mesure de recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements afin de respecter ses obligations de protéger l'intérêt du public en régissant la profession enseignante.

La partie IX.1 de la Loi établit le droit de l'Ordre d'obtenir dans certains cas des renseignements de la part des employeurs et anciens employeurs de ses membres. La partie IX.1 fait également état des circonstances où l'Ordre est tenu de fournir des renseignements.

L'Ordre a obtenu le droit en vertu de l'article 47 de la Loi d'obtenir des renseignements, y compris des renseignements personnels au sens où l'entendent l'article 38 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et l'article 28 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, de la part de certaines entités particulières.

L'article 48 de la Loi renferme des dispositions de confidentialité ayant trait à toutes les personnes qui participent à sa mise en application, y compris les membres nommés du public. Ces dispositions exigent que ces personnes respectent la nature confidentielle de toute l'information dont elles prennent connaissance dans l'exercice de leurs fonctions.

De plus, aucune personne qui participe à la mise en application de la Loi ne peut être contrainte de témoigner à l'égard de renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions lors d'une instance civile, autre qu'une instance introduite en vertu de la Loi ou un appel ou une révision judiciaire s'y rapportant.

De même, le dossier d'une instance introduite en vertu de la Loi, les documents ou choses préparés aux fins de celle-ci, les déclarations qui y sont faites ainsi que les ordonnances ou décisions qui y sont rendues ne sont pas admissibles en preuve dans une instance civile, à l'exclusion d'une instance se rapportant à la mise en application de la Loi.

Ces dispositions figurent dans l'annexe 1 du présent Code sur la protection des renseignements personnels.

La Loi prévoit de lourdes sanctions pour la violation des dispositions de confidentialité. Le paragraphe 48 (4) stipule que toute personne qui contrevient au paragraphe 48 (1) est coupable d'une infraction et passible, sur déclaration de culpabilité, d'une amende maximale de 25 000 $.


Définitions

Les termes suivants, qui sont utilisés dans le présent Code sur la protection des renseignements personnels, ont le sens énoncé ci-dessous :

«comité d'aptitude professionnelle» désigne le comité d'aptitude professionnelle de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, qui doit exister en vertu de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«comité de discipline» désigne le comité de discipline de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, qui doit exister en vertu de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«comité exécutif» désigne le comité exécutif de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, qui doit exister en vertu de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«conseil» désigne le conseil de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, qui doit exister en vertu de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«législation» désigne la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario et le règlement s'y rapportant, ainsi que les règlements administratifs de l'Ordre

«Loi» désigne la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«membre» désigne un membre de l'Ordre

«Ordre» désigne l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«registraire» désigne le registrateur de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«règlements administratifs» désigne les registraire administratifs de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

«renseignements personnels» désigne tout renseignement concernant un individu identifiable, enrigistré soit sous forme imprimée, sur film, par des moyens électroniques ou autrement, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.


Responsabilité

Le registraire est responsable de s'assurer que les dispositions du Code sur la protection des renseignements personnels sont respectées. Les questions relatives à ce code doivent être adressées au Registraire et chef de la direction, Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, 101, rue Bloor Ouest, Toronto (Ontario) M5S 0A1. On peut aussi se renseigner à ce sujet par téléphone au 416-961-8800 ou par courriel à info@oeeo.ca.

Le Code sur la protection des renseignements personnels de l'Ordre sera affiché dans son site à www.oeeo.ca. On peut aussi en demander des exemplaires par téléphone au numéro susmentionné ou par courrier à l'adresse de l'Ordre, qui est indiquée ci-dessus.

L'Ordre offrira une orientation et une formation à tous les nouveaux employés et membres nommés, ainsi qu'à tous les membres du conseil, des comités et des groupes de travail de l'Ordre relativement à leurs obligations en matière de respect de la vie privée en vertu de l'article 48 de la Loi. De plus, tous les contrats conclus avec des fournisseurs externes renferment une clause de confidentialité.


Détermination des fins de la collecte de renseignements

L'Ordre recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels relatifs à ses membres et d'autres personnes, tels que des employeurs, des collègues, des postulants et des plaignants, dans le seul but de mettre en application et faire observer la Loi, et de respecter ses obligations en vertu de celle-ci.

Ces renseignements, qui font l'objet d'une collecte tant régulière que périodique, sont seulement recueillis, utilisés et divulgués conformément à la législation.

Ils sont notamment recueillis pour :

  • réglementer la profession enseignante et régir les activités des membres de l'Ordre
  • déterminer si un postulant remplit les critères d'admissibilité à l'Ordre
  • déterminer si un membre remplit toujours les critères d'admissibilité à l'Ordre
  • faire enquête sur les plaintes déposées relativement au comportement ou aux gestes d'un membre
  • déterminer si un membre a commis une faute professionnelle ou est incompétent et tenir une audience dans le but de trancher cette question
  • déterminer si un membre est frappé d'incapacité et tenir une audience dans le but de trancher cette question
  • déterminer si un ancien membre peut réintégrer les rangs de l'Ordre et tenir une audience dans le but de trancher cette question
  • déterminer si les conditions ou limitations imposées au certificat de qualification et d’inscription d'un membre devraient être modifiées ou supprimées
  • négocier et mettre en œuvre un processus de règlement des plaintes sans audience
  • surveiller un membre en vertu d'un ordre du comité de discipline ou du comité d'aptitude professionnelle, ou d'un engagement ou d'une autre entente conclue avec l'Ordre
  • maintenir et mettre à jour le registre de l'Ordre, tel qu'il est requis en vertu de la législation, ainsi que les renseignements concernant les membres, aux fins de l'application de la législation
  • fournir des statistiques dans le cadre de la planification des ressources humaines ou d'études démographiques, y compris les sommaires
  • tenir les élections du conseil de l'Ordre
  • s'acquitter d'autres fonctions prévues par la législation.

L'Ordre recueille et utilise aussi des renseignements personnels sur les gens qui sont retenus, élus ou nommés pour mettre la législation en application à de nombreuses fins, dont les suivantes :

  • passer en revue les qualifications des candidats et retenir ou nommer des personnes dans le but de mettre la législation en application
  • conserver des dossiers pour assurer une rémunération exacte et le paiement approprié des dépenses et veiller à ce que toute la documentation requise par la loi et le gouvernement fasse l'objet de pratiques comptables judicieuses
  • communiquer avec la personne
  • conserver des comptes rendus justes et précis de tout litige, conflit d'intérêts ou cas de mauvaise conduite mettant en cause une personne qui a été retenue, nommée ou élue pour mettre la législation en application, y compris les membres du conseil ou de comités
  • effectuer des paiements et verser des prestations.

L'Ordre indiquera la raison de recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels lorsque cette démarche est appropriée, pratique et dans l'intérêt du public. Toutefois, lorsque cette démarche est incompatible avec la législation ou va à son encontre, la raison de recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels ne sera pas indiquée.

Si les renseignements personnels sont recueillis par téléphone, l'appel sera surveillé et enregistré afin de :

  • satisfaire aux responsabilités législatives de l'Ordre
  • mettre à jour et maintenir les coordonnées des membres et des postulants
  • conserver des dossiers exacts et des enregistrements justes des faits concernant d´autres examens ou enquêtes
  • former le personnel
  • garantir un contrôle de la qualité.

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis pour une raison donnée, l'Ordre se réserve le droit de les utiliser et les divulguer pour une autre raison permise en vertu de la loi, lorsqu'il en va de l'intérêt du public. Par exemple, lorsque l'Ordre ouvre une enquête sur un membre après avoir reçu une plainte, il peut passer en revue d'autres dossiers qu'il conserve au sujet de ce membre dans la mesure où ceux-ci renferment de l'information pertinente pour l'enquête en cours.


Consentement

L'Ordre recueille des renseignements personnels pour des raisons relatives à ses objets (voir le préambule du présent Code sur la protection des renseignements personnels), y compris pour mettre en application et faire observer la législation, et pour d'autres raisons d'ordre réglementaire. Au moment de faire réaliser ses objets, l'Ordre a la responsabilité de servir et de protéger l'intérêt du public.

L'Ordre déploiera tous les efforts raisonnables pour identifier la personne auprès de laquelle des renseignements personnels sont recueillis, la raison de recueillir ces renseignements et obtenir son consentement, lorsque c'est possible de le faire.

Cela dit, il ne sera pas possible d'indiquer la raison pour laquelle des renseignements sont recueillis ni d'obtenir le consentement de la personne dans tous les cas. En fait, ces démarches risquent parfois d'aller à l'encontre des raisons ayant nécessité la cueillette initiale des renseignements personnels.

Dans les cas où le consentement n'a pas été obtenu, les renseignements personnels sont uniquement recueillis, utilisés et divulgués conformément aux exigences de la législation et dans le but de permettre à l'Ordre de s'acquitter de ses responsabilités et obligations en vertu de la loi.


Limitation de la collecte

L'Ordre limite la collecte de renseignements personnels aux raisons requises en vertu du principe 2 du présent Code sur la protection des renseignements personnels. De plus, il utilisera des moyens justes et légaux pour effectuer cette collecte.

La partie IX.1 et l'article 47 de la Loi permettent à l'Ordre de recueillir des renseignements personnels de la part d'entités expressément nommées dans le but de s'acquitter de son obligation de réglementer la profession enseignante. Ces dispositions sont incluses dans l'annexe 1.


Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

L'Ordre limite l'usage des renseignements personnels aux raisons indiquées dans le principe 2 et se conforme à la législation à cet égard. Les renseignements personnels sont seulement divulgués conformément à l'article 48 de la Loi.

La législation délimite clairement les renseignements pouvant être divulgués au public. Des liens vers la législation sont fournis dans le site de l'Ordre à www.oeeo.ca.

En vertu de l'article 23 de la Loi et des articles 24 à 27 et 31 des règlements administratifs, certains renseignements personnels doivent figurer dans le tableau de l'Ordre, qui est accessible au public. Plus particulièrement, l'article 26 des règlements administratifs fait état des renseignements qui doivent être retirés de ce tableau. Ces dispositions sont incluses dans l'annexe 1.

Généralement, les audiences disciplinaires sont ouvertes au public (paragraphe 32 (6)). Les preuves déposées lors de ces audiences peuvent renfermer des renseignements personnels concernant le membre de l'Ordre dont la conduite ou les gestes font l'objet de l'audience ou relatifs aux plaignants ou témoins. Le comité de discipline a l'autorité et la discrétion nécessaires de restreindre ces audiences, en totalité ou en partie, en vertu de certaines conditions énoncées dans la loi (paragraphe 32 (7)).

L'Ordre est tenu, en vertu de du paragraphe 23 (2) de la Loi et de l'article 25 des règlements administratifs, de publier certains renseignements précis par suite de la tenue d'une audience disciplinaire devant un sous-comité du comité de discipline de l'Ordre. Cette obligation est conforme à la responsabilité globale de l'Ordre d'agir dans l'intérêt du public.

De plus, un sous-comité du comité de discipline peut ordonner que certains renseignements soient publics, en détail ou en résumé, avec ou sans le nom du membre, dans la publication officielle de l'Ordre ou dans un autre mode de communication que le panel juge approprié dans les circonstances particulières de ce cas.

Les audiences du comité d'aptitude professionnelle sont toujours tenues à huis clos, à moins qu'il n'y ait des raisons impérieuses de les ouvrir au public (paragraphe 30 (8)). Les critères pour ouvrir ces audiences au public sont délimités clairement dans le paragraphe 30 (9) de la Loi. Les décisions du sous-comité du comité d'aptitude professionnelle ne sont pas accessibles au public.

Les anciens membres dont le certificat de qualification et d’inscription a été révoqué ou suspendu peuvent demander à l'Ordre d'émettre un nouveau certificat ou de lever la suspension en vertu de l'article 33. Les audiences visant une remise en vigueur ou une modification sont fermées au public en vertu des paragraphes 33 (9) et (14).

Toutes ces dispositions d'ordre réglementaire ont pour but de protéger l'intérêt du public.

L'Ordre adhère à une politique sur la conservation des dossiers depuis son établissement et effectue des vérifications pour s'assurer de détruire les renseignements personnels dont il n'a plus besoin.

Les questions relatives à la politique de conservation des dossiers de l'Ordre doivent être adressées au registraire.


Exactitude

C'est afin de protéger l'intérêt public que l'Ordre recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le cadre de ses activités de réglementation. Par conséquent, l'Ordre déploie des efforts raisonnables pour s'assurer de l'exactitude des renseignements personnels qu'il recueille, utilise et divulgue. En vertu des règlements administratifs de l'Ordre, les membres sont requis de fournir les renseignements personnels précisés au paragraphe 31.01 de ces règlements. Ils sont aussi tenus d'aviser l'Ordre par écrit lorsque ces renseignements ne sont plus exacts, et ce, dans les 30 jours suivant la date d'effet du changement.

Les renseignements sont mis à jour au moins une fois par année, lorsque les membres renouvellent leur inscription auprès de l'Ordre.


Mesures de sécurité

L'Ordre s'assure que les renseignements personnels en sa possession sont sauvegardés en toute sécurité sur des fichiers électroniques uniquement accessibles par mot de passe et dans des fichiers physiques conservés dans des unités d'entreposage verrouillées. Seul le personnel autorisé a accès à ces renseignements.

Ces mesures sont évaluées périodiquement pour assurer la protection des renseignements personnels.

Les séances d'orientation et de formation à l'intention des employés renferment une composante sur l'obligation de confidentialité de l'Ordre en vertu de la Loi.

L'Ordre s'assure de déchiqueter tous les renseignements personnels dont il n'a plus besoin.


Transparence

Le Code volontaire sur la protection des renseignements personnels de l'Ordre est accessible au public et aux membres dans le site de l'Ordre. On peut aussi en demander un exemplaire par courrier au 101, rue Bloor Ouest, Toronto (Ontario) M5S 0A1, par téléphone au 416-961-8800 ou par courriel à info@oeeo.ca. Les demandes de renseignements relatives à ce code volontaire peuvent être adressées au registraire de l'Ordre.


Accès individuel

Accès

Lorsque l'Ordre détient des renseignements personnels sur une personne qui demande par écrit d'y avoir accès, il peut permettre cet accès à moins qu'il soit impossible ou peu pratique de récupérer l'information, ou que l'accès à ces renseignements risque raisonnablement d'enfreindre à la mise en application de la législation.

L'accès aux renseignements peut être refusé dans les cas suivants, sans toutefois s'y restreindre :

  • les renseignements font référence à d'autres personnes et ne peuvent pas être dépersonnalisés
  • le fait de fournir ces renseignements est trop coûteux
  • la divulgation de ces renseignements peut causer un préjudice important à la personne qui y demande l'accès ou à une autre
  • les renseignements ont été recueillis ou compilés dans le cadre d'une inspection, d'une enquête, d'une évaluation ou d'une démarche comparable autorisée par la Loi
  • l'Ordre n'a pas créé le dossier et il a jugé opportun de diriger la personne vers l'organisation qui l'a fait
  • la divulgation des renseignements risque d'aller à l'encontre de la raison pour laquelle ils ont été recueillis
  • les renseignements ne peuvent pas être divulgués pour des raisons de légalité, de sécurité ou de propriété commerciale
  • les renseignements sont assujettis à un privilège juridique ou autre
  • les renseignements ont été compilés dans le cadre d'un règlement formel des différends
  • la demande est frivole ou vexatoire, ou représente un recours abusif.

L'Ordre mettra tout en œuvre pour répondre à une demande dans les 30 jours, sans frais ou avec frais négligeables de la part de la personne qui la présente. Cela dit, l'Ordre se réserve le droit d'exiger des droits pour le recouvrement des coûts lorsque la nature de la demande et/ou la quantité d'information justifient de tels droits. Dans ces cas, l'Ordre avisera la personne qui présente la demande du coût approximatif et lui fournira les renseignements demandés une fois le paiement effectué.

Les demandes écrites d'accès à l'information doivent être adressées au registraire de l'Ordre. Elles doivent renfermer les coordonnées de la personne qui présente la demande, ainsi que des renseignements suffisants pour l'identifier.

Si l'Ordre refuse de permettre à une personne d'accéder à ses renseignements personnels, le registraire lui fournira les raisons de ce refus et la personne pourra déposer une plainte auprès du registraire.

Contester l'exactitude ou l'intégralité des renseignements personnels

Une personne a le droit de demander qu'on corrige des renseignements qui, à son avis, sont erronés ou incomplets. Si elle parvient à démontrer que des renseignements personnels concrets (et non, par exemple, l'expression d'une opinion) sont erronés ou incomplets, l'Ordre les rectifiera. Le cas échéant, l'Ordre avisera les tiers à qui elle a fourni des renseignements erronés ou incomplets.

Lorsqu'une revendication n'est pas résolue à la satisfaction de la personne qui l'a présentée, l'Ordre prendra note de son contenu. Dans la mesure où cette démarche est appropriée, l'Ordre avisera les tiers ayant accès à l'information en question.

Non respect des principes

Les plaintes ou questions concernant le respect du présent code volontaire devraient être adressées au registraire de l'Ordre.

Si le registraire n'est pas en mesure de régler le différend, la personne sera mise au courant de la marche à suivre de l'Ordre pour déposer une plainte concernant la protection de la vie privée, laquelle comporte les étapes suivantes :

  • la plainte est constatée
  • le comité exécutif de l'Ordre étudie la plainte
  • une décision écrite est fournie à la personne qui a déposé la plainte
  • les mesures appropriées sont prises lorsque la plainte est jugée justifiée.

Annexe 1

Loi de 1996 sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario

L.O. 1996, chapitre 12, article 48

Modifié par l'art. 161 du chap. 31 de 1997; l'ann. E du chap. 9 de 2001; l'ann. B du chap. 14 de 2001; les art. 6 et 7 du chap. 24 de 2001; les art. 2 à 6 du chap. 7 de 2002.

Tableau

23. (1)  Le registraire tient un tableau.  1996, chap. 12, par. 23 (1).

Contenu du tableau

(2) Sous réserve de tout règlement administratif se rapportant à la suppression de renseignements, le tableau contient ce qui suit :

  1. le nom de chaque membre et la catégorie de certificat de qualification et d'inscription et, s’il y a lieu, les certificats de qualifications additionnelles dont il est titulaire
  2. les conditions et les restrictions dont est assorti chaque certificat de qualification et d'inscription
  3. l'indication de chaque révocation, annulation et suspension de certificat de qualification et d'inscription
  4. les renseignements qu'ordonne d'y consigner un comité exigé par la présente loi
  5. les renseignements que les règlements administratifs prescrivent comme devant y figurer.  1996, chap. 12, par. 23 (2); 2001, chap. 14, annexe B, par. 3 (1); 2004, chap. 26, par. 3 (1).

(2.1) Abrogé : 2004, chap. 26, par. 3 (2).

Consultation

(3) Toute personne a le droit de consulter le tableau pendant les heures de bureau.  1996, chap. 12, par. 23 (3).

Copies

(4) Le registraire fournit à quiconque acquitte les droits raisonnables une copie de toute partie du tableau.  1996, chap. 12, par. 23 (4).

101, rue Bloor Ouest, Toronto ON, M5S 0A1 / TÉL. : 416.961.8800 / Sans frais en Ontario : 1.888.534.2222 / TÉLÉC. : 416.961.8822 / info@oeeo.ca

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