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Ontario College of Teacher

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Code volontaire - Questions fréquentes

Qu'est-ce que le Code volontaire sur la protection des renseignements personnels de l'Ordre?

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels dans le cadre de notre mandat conféré par la loi de réglementer la profession enseignante. Étant donné que ces activités de réglementation ne sont pas de nature «commerciale», elles ne sont pas assujetties aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ).

Toutefois, en reconnaissance des importants principes qui sous-tendent la LPRPDÉ, nous avons choisi de bon gré d'élaborer une politique de confidentialité qui cadre avec notre rôle unique d'organisme de réglementation.

Notre politique énonce le type de renseignements que nous recueillons, comment nous les utilisons et dans quelles circonstances les membres de la profession peuvent accéder aux renseignements que nous possédons sur eux.


Dans quelles circonstances un membre peut-il accéder aux renseignements qui le concernent?

Pour recevoir une copie des documents comportant ses propres renseignements personnels, il faut remplir le formulaire adéquat et régler les droits de 24 $ par document.

Toutefois, dans certains cas, nous ne pouvons répondre en tout ou en partie aux demandes. Si cette situation se présente, nous informons le membre des raisons qui nous empêchent d'y répondre. Le membre peut alors adresser une plainte à ce sujet au registraire de l'Ordre.


Est-ce que l'Ordre est tenu de suivre certains règlements en matière d'utilisation des renseignements personnels?

Au moment de nous acquitter de nos responsabilités en vertu de la loi de régir la profession enseignante de la province dans l'intérêt du public, nous pouvons être appelés à recueillir, utiliser et divulguer des «renseignements personnels» au sens où l'entend la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ).

Ces renseignements peuvent porter sur les postulants, les membres, les personnes qui déposent une plainte au sujet d'un membre et celles qui participent à la mise en application de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignantsde l'Ontario.


Pourquoi l'Ordre n'est-il pas en mesure de répondre à certaines demandes?

Il existe de nombreuses raisons. Pour les connaître, visitez Code volontaire sur la protection des renseignements personnels de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario.

Par exemple, fournir les renseignements demandés peut représenter un coût excessif, ils peuvent comporter des références à d'autres personnes qui ne peuvent être dépersonnalisées ou le document peut provenir d'un autre organisme et il est plus approprié de s'adresser à l'organisme en question.


Combien de temps faudra-t-il pour que l'Ordre réponde à une demande?

Nous mettrons tout en œuvre pour répondre à une demande dans les 30 jours.


Comment un membre peut-il accéder à ses propres renseignements?

Il faut remplir le Formulaire d'accès aux renseignements personnels. Sur le formulaire, il faut inscrire les renseignements nous permettant de vous rejoindre ainsi que suffisamment d'information pour pouvoir vous identifier.

En outre, il faut spécifier les documents demandés, signer et dater la demande, et régler des droits de 24 $ par document.

Nous nous réservons le droit d'exiger des droits supplémentaires en fonction de la taille des documents demandés.


Pourquoi faut-il régler des droits pour accéder à ses propres renseignements personnels?

Nous recueillons ces renseignements et les possédons afin d'assumer le mandat que nous a conféré la loi. Nos activités sont presque entièrement financées par les cotisations annuelles de nos membres. Nous exigeons des droits selon le principe du recouvrement des coûts. Il a donc été déterminé que nous exigerions des droits minimums de 24 $ par document demandé. Si une demande requiert considérablement plus de travail, nous pouvons exiger des droits supplémentaires.


Est-ce que l'Ordre divulgue des renseignements personnels à d'autres personnes?

Nous ne divulguons aucun renseignement personnel à une tierce partie. Dans certains cas, si un membre en fait la demande par écrit, il est possible que nous fournissions des copies de documents à d'autres organismes.


Quelles mesures prenez-vous pour protéger les renseignements personnels?

Tout renseignement personnel que nous possédons est sauvegardé en toute sécurité sur des fichiers électroniques uniquement accessibles par mot de passe et dans des fichiers physiques conservés dans des unités d'entreposage verrouillées. Seul le personnel autorisé a accès à ces renseignements.

Les séances d'orientation et de formation à l'intention des employés renferment une composante sur notre obligation de confidentialité en vertu de la loi.

En outre, nous déchiquetons tous les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin.


Est-ce que l'Ordre est tenu d'assurer la confidentialité des renseignements personnels?

Tous nos employés et les membres du conseil sont tenus de préserver la confidentialité de tous les renseignements auxquels ils ont accès dans le cadre de l'exécution de leurs tâches. Une personne reconnue coupable d'avoir enfreint à cette exigence est passible d'une amende d'au plus 25 000 $.


Avec qui puis-je communiquer au sujet des conditions du Code volontaire sur la protection des renseignements personnels?

Le registraire est responsable de s'assurer que les dispositions du Code volontaire sur la protection des renseignements personnels sont respectées.

Les questions relatives à ce code doivent être adressées au Registraire et chef de la direction, Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, 101, rue Bloor Ouest, Toronto (Ontario)  M5S 0A1.

On peut aussi se renseigner à ce sujet par téléphone au 416-961-8800, sans frais en Ontario au 1-888-534-2222, ou par courriel à info@oeeo.ca.

101, rue Bloor Ouest, Toronto ON, M5S 0A1 / TÉL. : 416.961.8800 / Sans frais en Ontario : 1.888.534.2222 / TÉLÉC. : 416.961.8822 / info@oeeo.ca

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